Måste man ha elektronisk körjournal?

mätarställning vid årets början
mätarställning vid årets slut.

Utöver det bör körjournalen även ha följande uppgifter:

Hur ska man skriva en körjournal?

Eftersom milersättning är skattefritt måste Skatteverket, din revisor eller arbetsgivare få en överblick över dina resor i form av en körjournal. Det finns vissa krav på hur journalen ska se ut och vad den ska innehålla som du måste vara uppmärksam på i denna process, beroende på om du använder en firmabil/förmånsbil eller din egen privata bil i jobbet. Om du har en förmånsbil kan det finnas fler uppgifter som du måste notera jämfört med om du använder din privata bil.

Skatteverket säger att de inte behöver se en körjournal såvida det inte är för att avgöra hur en firmabil har använts. Med det sagt uppmuntrar de dig ändå att ha en körjournal för att hålla koll på hur mycket du kört i företagets namn ifall arbetsgivaren granskas.

Härunder hittar du en lista på de saker du troligen kommer att bli ombedd att skriva ner och registrera för att visa användningen av en firmabil eller privat bil i jobbet

Vad händer om jag inte har körjournal?

Om du vid revision ska få dra av dina utgifter för förflyttning i tjänsten krävs det verifikationer som styrker dina transporter med fordon. Det finns inga lagar som reglerar hur dessa verifikationer ska se ut. Begreppet ”körjournal” är ett som skatteverket anammat och valt som samlingsbegrepp på de loggfiler/verifikationer som ska styrka fordonets använding i tjänsten vid en kontroll av skatteverket.

Generellt kan sägas att skatteverket är betydligt mer noga med fordon som ägs av företaget än med privata fordon som används i tjänsten där man får ta ut s.k. skattefri milersättning. Ofta får man rådet från redovisningsbyråer att man bör helst äga fordonet privat som används i tjänsten. Detta för att det finns färre regler och blir enklare att följa bestämmelser från skatteverket. För många mindre företag kan det dock kännas märkligt att tvingas köpa ett fordon privat som är till för företaget enbart för att man ska kunna följa de överdrivet hårda krav som finns på dokumentation för fordon som ägs och framför i företaget.

När behöver man inte föra körjournal?

Hur ser en körjournal ut?

Körjournaler fungerar som bevis för att resorna med företagets bilar har dokumenterats på rätt sätt.

En körjournal är ett dokument (digitalt eller fysiskt) där man noterar när, hur långt, vart någonstans och varför en anställd har kört företagets bil. Skatteverket ser din körjournal som bevis på att resorna har gått rätt till och som underlag för att kunna granska bilförmåner av olika slag, och rekommenderar att att man använder elektronisk körjournal.

Reglerna för körjournal utgår ifrån skattelagstiftningen och därför är det omvänd bevisbörda som gäller. Det är alltid upp till den skattskyldige att bevisa att dokumentationen är korrekt och det är oftast ett starkt skäl till varför man väljer en körjournal som registrerar bilresorna automatiskt med hjälp av smarta GPS-enheter som installeras i fordonen.

Enligt Skatteverket behöver den som använder företagets bilar “anteckna alla resor med bilen på ett detaljerat sätt”. En körjournal kan vara digital eller föras på papper, men det vanligaste är numera att företag använder sig av digital körjournal som kopplas in i bilen och registrerar alla körningar automatiskt. Rent skattetekniskt kan man sammanfatta de främsta skälen till att du behöver ha en körjournal:

För att du inte ska bli skattskyldig (bilförmån). För privat körning får bilen bara användas vid högst tio tillfällen per år och med en sammanlagd körsträcka på högst 100 mil. Om du som ägare eller anställd har en företagsbil behöver du, för att undvika bilförmån, se till att de reglerna följs.

Lägre bilförmån. Kör du 3000 mil eller mer i tjänsten med förmånsbil under kalenderåret har du chans att få en lägre bilförmån (75 procent av värdet). Vanligtvis är det din arbetsgivare som sköter sänkningen av bilförmånsvärdet. Om din arbetsgivare inte gör det, kan du på egen hand be om sänkning av bilförmånsvärdet i din inkomstdeklaration.

Måste man föra körjournal på företagsbil?

En företagsbil kan underlätta många moment i arbetslivet, både för företaget och för dig som är anställd.

Under 2018 fanns det cirka 300 000 tjänstebilar registrerade i Sverige. Det är många som anser att tjänstebilen är en nödvändighet för att klara jobbet och hålla kontakten med kunder såväl som leverantörer.

Får man köra privat med företagsbil?

Det är omöjligt att ge en generell rekommendation om vilket av systemen som är mest fördelaktigt – använder du bilen även privat så är systemen tänkta att vara neutrala, men det kan finnas skillnader i vissa fall. Du får helt enkelt göra en beräkning och jämföra utfallen.

Vid beräkning av förmånsvärdet används följande formel:

Måste man ha körjournal enskild firma?

En körjournal är ett dokument (digitalt eller fysiskt) där du noterar när, hur långt och varför du kört företagets bil.

Eftersom det inte finns någon lagtext som kräver att du ska ha en körjournal är det lite knepigt att veta om, hur och när du ska ha en. Det görs alltid en enskild bedömning av hur företagets bil använts beroende på olika förhållanden som uppstår.

Får arbetsgivaren kolla körjournal?

En arbetsgivares rätt att kontrollera sina anställda regleras i första hand genom arbetsrätten, till exempel i arbetsrättslig lagstiftning och kollektivavtal. Om kontrollen innebär att arbetsgivaren behandlar uppgifter om anställda måste arbetsgivaren följa dataskyddsförordningen. Det gäller till exempel kontroller av anställda som görs med hjälp av uppgifter som samlas in genom olika it-system. En särskild risk är att modern teknik ofta möjliggör en omfattande insamling av personuppgifter utan att den enskilda är medveten om detta.

För att behandlingen ska vara laglig krävs det att arbetsgivaren följer grundläggande principer, har stöd i en rättslig grund och har lämnat tillräcklig information till de anställda senast i samband med att uppgifterna ifråga samlades in.

Arbetsgivarens behov av att behandla personuppgifter för ett kontrolländamål ska vara sakligt motiverat i den specifika verksamheten. Behandlingen får inte vara för omfattande eller närgången i förhållande till ändamålet. Arbetsgivaren ska kunna visa att ändamålet med behandlingen inte kan uppnås på ett tillfredställande sätt genom andra, mindre integritetskränkande, metoder. Det är som regel inte är tillåtet att använda ett it-system för att i realtid eller på annat sätt regelmässigt övervaka hur de anställda utför sina arbetsuppgifter eller när de tar raster.

Får chefen kolla körjournal?

– Vi sätter, som det på ombudsmannaspråk kallas, ”staket” runt frågan för att minimera intrånget i montörernas integritet. Men vi kan inte ensidigt få igenom att gps:erna ska slängas på tippen.

OBS! Kravet på förhandling gäller innan införandet av alla former av nya elektroniska övervakningssystem. Detta även för spårningssystem i verktyg och maskiner, eftersom sådana gör det möjligt att se var arbetstagaren befinner sig – vilket även det är en form av övervakning.

I förhandlingen går man bland annat igenom:– Syftet med GPS:en/övervakningen– Vem och vilka som ska ha tillgång till systemet– Vad övervakningens resultat ska användas till

Är det värt att ha förmånsbil 2023?

Det råder ingen tvekan om att Johan Sjögren på Volkswagen Finans kan sina tjänstebilsfrågor och för att alla ska få ta del av hans kunskaper så kommer här hans tankar kring de fyra viktigaste tjänstebilsfrågorna inför 2023.

1. Hur påverkas mitt förmånsvärde för 2023

Får min fru köra min förmånsbil?

Tjänstebil, förmånsbil eller personalbil? Är det olika namn på samma sak eller finns det någon skillnad? Jo, det finns vissa skillnader och de beror på hur bilen används. Enligt Skatteverkets definition är en tjänstebil som även används privat en förmånsbil (även om de kallas för något annat på arbetsplatsen).

Det är möjligt att använda sin tjänstebil privat utan att den behöver beskattas, men bara om den används i “ringa omfattning”. Med det menas att du får använda bilen privat vid högst 10 tillfällen per år med en sammanlagd körsträcka på högst 100 mil.

Även resor till och från jobbet räknas som privata resor. För att vara säker på att bilen inte används privat kan du parkera bilen på arbetsplatsen efter jobbet och lämna nycklarna på företaget.

Om du kör tjänstebilen i mer än 100 mil räknas den som en förmånsbil och måste då förmånsbeskattas. Hur mycket skatt du ska betala beror på förmånsvärdet för den bil du har valt. En bilförmån räknas ut enligt en schablon där bland annat bilens nyvärde, extrautrustning och fordonsskatten påverkar förmånsvärdet. Förmånsvärdet räknas sedan ihop med din lön när din skatt räknas ut. Du kan beräkna bilens förmånsvärde på Skatteverkets webbplats.

Kan man köpa mobil på enskild firma?

Ställningstagandet skiljer på om en förvärvad tillgång eller tjänst som används i enskild näringsverksamhet bokförs i verksamheten eller inte. Om förvärvet bokförs så medges avdrag för hela anskaffningsutgiften samtidigt som den privata användningen uttagsbeskattas. Om förvärvet inte bokförs i näringsverksamheten så föreligger i stället rätt till skäligt avdrag.

Kan man köpa bil på enskild firma?

Vid beräkning av förmånsvärdet används följande formel:

Får kollegor läsa min mail?

I det småländska fallet handlade det dock inte om någon enstaka misstanke. Chefen fick dolda kopior på alla mejl som skickades till anställda, utan någon av personalens vetskap.

Så småningom var det en anställd som reagerade på saken och agerade. Personen menade att det hela var olagligt, och vände sig till Unionen för att införa en IT-policy som tog upp vad arbetsgivaren verkligen hade rätt att göra.

När frågan kom upp till diskussion hänvisade arbetsgivaren till en policy där det framgick att anställda inte får använda sin företagsmejl till privata ärenden. Detta menade han gav honom tillåtelse att läsa alla anställdas mejl. Dessutom hade han begärt kopior på mejlkonversationer han hade missat över det aktuella året.