Vad räknas som konferensresa?

För att dina anställda ska slippa att bli förmånsbeskattade måste en konferens skapa värde för verksamheten och uppfylla tre krav.

Är konferenser avdragsgillt?

För att dina anställda ska slippa att bli förmånsbeskattade måste en konferens skapa värde för verksamheten och uppfylla tre krav.

Vad gäller vid konferens bokföring?

Endast enklare mat och dryck är avdragsgillt, exempelvis kaffe, kakor, smörgåsar och alkoholfria drycker. Kostnaden får inte överstiga 60 kronor per person.

Det är möjligt att dra av ingående moms för måltider i samband med representation. Momsen på mat och alkoholfria drycker är 12 procent medan momsen på alkoholhaltiga drycker är 25 procent. Du kan dra av hela momsbeloppet på upp till 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle.

Det finns två alternativ för momsberäkningen genom att separera kostnaden för mat och alkoholhaltiga drycker, eller genom att använda ett schablonbelopp. Om notan överstiger 300 kronor (exklusive moms) per person och tillfälle, kan du dra av ett schablonbelopp på 46 kronor per person om alkohol serveras, eller 36 kronor om alkohol inte serveras. Observera att dricks inte räknas med i momsberäkningen, och hela sällskapets nota används som underlag.

Hur bokför man konferensresor?

En kick-off består av aktiviteter som genomförs för att markera en nystart av något slag vid exempelvis en produktlansering eller en lansering av en ny hemsida.

En kick-off kan anses vara en konferens, en personalfest eller representation beroende på syftet med en kick-off och innehållet i de aktiviteter som förekommer vid en kick-off. Utgifter för en kick-off kan exempelvis bestå av utgifter för resor, boende, föreläsare, utbildningsmaterial, lokalhyra, kontorsmaterial, fritidsaktiviteter och mat.

Är konferens arbetstid?

Tjänsteresor som sker under ordinarie arbetstid räknas som arbetstid. För dessa resor finns ingen kompensation förutom den ordinarie lönen. Restid utanför arbetstid kan i vissa fall kompenseras med restidsersättning, vilket du kan läsa om i nästa stycke.

Vad krävs för att en konferens ska vara avdragsgill?

– Det måste finnas en direkt anknytning mellan representationen och din verksamhet. För att du ska kunna dra av momsen måste ditt företag ha rätt till att få tillbaka eller vara skyldigt att betala moms.

Får man betalt för konferens?

Redan vid inbjudan måste du ange hur stor deltagaravgiften är inklusive moms. Det beror både på om konferensen hålls på plats i Sverige eller digitalt och var deltagarna kommer ifrån.

1) Besked från Skatteverket: ”Om en anställd gör ett utlägg och betalar en konferensavgift är det inte ett tillhandahållande mellan två statliga organ, och det blir därför inte momsfritt. Det är bara vid direkta tillhandahållanden mellan statliga organ som det blir momsfritt. Det hanteras säkrast genom fakturering.”

Deltagare från företag och organisationer inom EU med VAT-nummer har möjlighet att via sin lokala skattemyndighet begära tillbaka momsen på deltagaravgiften. Hänvisa till informationen som finns på EU:s hemsida.

Vilka regler gäller för konferens?

info

Den här artikeln är publicerad för mer än ett år sedanVar uppmärksam på att lagar och regler ändras med jämna mellanrum. För att vara säker på att du alltid har korrekt och uppdaterad information tillgänglig rekommenderar vi att du abonnerar på något av våra Expertstöd. Jag vill ta steget mot en enklare arbetsvardag!

Är konferens en tjänsteresa?

Skatteverket har meddelat att måltider i samband med distansarbete inte är en skattefri förmån. För att måltiden ska bli skattefri i samband med kurs- och konferens, personalfest, informationsmöten m.m. så ska måltiden intas gemensamt i en anvisad lokal.

Detta innebär att mat eller annan kost inte får skickas hem till deltagare i digitala möten och konferenser. Det är inte heller tillåtet att erbjuda deltagarna att hämta en frukost- eller lunchpåse på jobbet innan mötet eller konferensen.

Begreppet arbetsmåltid finns inte i skattelagstiftningen. Med arbetsmåltid menas här sådana måltider som intages då och då med olika kollegor på arbetsplatsen under eller i anslutning till arbetet, ofta för att spara tid. Om en mindre grupp medarbetare träffas för ett arbetsmöte och därefter går på lunch och låter högskolan betala så ses även det som ett typiskt exempel på en arbetsmåltid.

Huvudregeln är att sådana måltider är skattepliktiga. Tids- och effektivitetsvinster utgör ingen grund för annan bedömning. Det innebär att måltider, bekostade av högskolan och som intas i samband med exempelvis lunchmöten ska förmånsbeskattas enligt schablon. När utlägg för en sådan måltid sker lägger HR-Lön förmånsbeskattning på deltagarna per automatik.

Hur redovisa konferens?

Utgifter för konferenser och konferensresor består av utgifter för resor, boende, föreläsare, utbildningsmaterial, kontorsmaterial och mat.

Konferenser är möten, sammanträden och utbildningar med ett program som är till nytta för deltagarna och den redovisningsenhet som står för utgifterna. Deltagarna i en konferens kan vara styrelsemedlemmar, VD, chefer, övrig personal jämte chefer, delägare och utomstående till personer till redovisningsenheten.

Hur bokför man extern konferens?

Kostnader för mat och dryck som går under representation får du göra avdrag för moms, på ett underlag som får högst vara 300 kr exklusive moms per person och tillfälle. Sen 2017 beräknas utgifter för förtäring ej som avdragsgilla vid inkomstbeskattningen. Detta bokförs därför på konto 6072 - Representation, ej avdragsgill. Vid enklare förtäring och förfriskningar som inte kan anses som måltid så anses utgiften som avdragsgill och detta bokförs då på konto 6071 - Representation, avdragsgill. Använder du bokföringsmallen Representation löser systemet automatiskt åt dig.

Hos Skatteverket kan du beräkna momsavdraget för lunch, middag och enklare förtäring.

Får man lön på konferens?

Vad som kännetecknar en skattefri konferensresa eller studieresa är bland annat:

Minst sex timmar per dag innehåller effektivt arbete.
Den effektiva arbetstiden under en resa som pågår en vecka är minst 30 timmar, jämnt fördelat under veckan.
Resan är till nytta för företaget.

Tänk på att det bör finnas ett detaljerat program för hela resan.